Aflevering og automatisk tilknytning af bilag med Kontolink

Kontolinks mission er, at det skal være så nemt som overhovedet muligt, at få indsamlet regnskabsbilag til bogholderiet. Dertil også at matche bilagene op imod de tilhørende transaktioner på virksomhedens bankkonto. De matcher automatisk jeres virksomheds bilag med bankposteringer. Netop dette er lykkedes utroligt godt for Kontolink, som samtidig har et billigt og enormt brugervenligt system. Det frigiver samtidig en masse tid og ressourcer for virksomheden. For tro os - korrekt og omhyggelig bogføring tager tid. Derfor arbejder vi løbende med tiltag, som kan optimere og automatisere tidskrævende processer. Ligesom Kontolink og zExpense gør.

Uanset hvem I vælger, så bakker vi op om smarte tiltag til at gøre bogholderiet nemmere. Så kan I bruge tiden på netop dét, som I er gode til, og have fokus på andre tiltag der forbedrer jeres forretning. Generelt set får I derfor et regnskab I kan stole på med Kontolink. I kan være sikre på, at alt foregår efter bogen når der skal foretages årsregnskab eller momsindberetninger.

Sådan fungerer Kontolink

Kontolink henter alle nye transaktioner fra jeres virksomheds bankkonti ved, at connecte direkte til jeres mobilbank, som er en gratis service hos de fleste banker.

I behøver derfor ikke have en bank connect aftale for, at kunne bruge Kontolink og opsætte appen, så den henter posteringer fra jeres bank med det samme.

Kontolink er integreret med regnskabssystemet e-conomic og sender alle transaktioner samt bilag til e-conomic, når I har godkendt dem i Kontolink.

Alle transaktioner oprettes i e-conomic med 1 til 1 relation med bevægelsen på banken i forhold til beløb og dato.

Kontolink aflæser data på de bilag I har afleveret, og matcher automatisk bilagene med de tilhørende transaktioner på jeres bankkonto. Så kan I udføre bogføringen med et enkelt swipe. I kan manuelt ændre matchning eller tilknytte kvitteringer til transaktioner, hvor Kontolink ikke automatisk kunne matche en transaktion på jeres bank med en kvittering.

Kontolink mapper også indbetalinger på jeres bank med salgsfakturaer, som I har udstedt til kunder i e-conomic. Systemet mapper ligeledes udbetalinger på jeres bank med leverandørfakturaer, som I har bogført i e-conomic.

I kan i systemet få samlet alle jeres bilag på det samme sted. Herunder kvitteringer sendt på mail, fra skyen og fra scannede fysiske kvitteringer. Kontolink har sågar deres egen kvitterings scanning- app. Den hedder Kontosnap, og lader jer digitalisere alle fysiske kvitteringer. Dét mener vi er super brugbart, så I slipper for bilagsbesvær en gang for alle.

Kontolink er særlig velegnet til små- og mellemstore virksomheder. Det er her langt fra sikkert, at man I disse typer virksomheder har ressourcer til, at have bogholdere og revisorer ansat. Kontolinks meget brugervenlige system gør, at man ikke behøver at være en ekspert på området. Systemet er udført på en måde der er til at forstå, også for almindelige mennesker.

En anden ret banebrydende feature, er at Kontolink gør brug af kunstig intelligens. Efterhånden som I udfører jeres bogføring i systemet, så lærer den kunstige intelligens jeres rutiner og betalingsmønstre. Selvom dette muligvis lyder en smule skræmmende, så mener vi ikke der er grundlag for frygt. Teknologier som denne, bliver stadig mere udbredt på forskellige områder og brancher.

Herudover har Kontolink også gjort det nemt, at afstemme indbetalinger fra kunder med salgsfakturaer samt udbetalinger til leverandører med leverandørfakturaer. Så undgår man at skulle holde øje med hvorvidt, at ens kunder for betalt. Kontolink garanterer nemlig, at alting er ajourført. Jeres regnskab vil derfor altid være fuldt opdateret og afstemt.

Flere muligheder for aflevering og automatisk tilknytning af bilag

• Kontolink er integreret med jeres emailkonto (fx Gmail) og leder automatisk efter nye bilag, som I har liggende i emails og henter dem ind i app'en
• Kontolink henter også kvitteringer i emails, som kun består af ren tekst i selve mailen (kvitteringer modtaget på email uden et vedhæftet bilag).
• Kontolink er integreret med Dropbox og henter automatisk nye derfra bilag.
• Endelig kan I også tage billeder af nye bilag med Kontolink, kaldet 'Kontosnap' og uploade dem direkte i Kontolink. Kontolink verificerer med det samme, om hvorvidt data på bilaget kunne aflæses.

Der er fortsat enkelte mangler i Kontolink, som du skal være opmærksom på

Kontolink virker enormt lovende, dog mangler løsningen endnu et par enkle vigtige funktioner, hvis app'en skal kunne bruges I et automatisk / fuldautomatisk bogholderisetup. Helt centralt er følgende to punkter.

• Bilag og transaktioner bliver tilknyttet den rigtige bankkonto, men de kan endnu ikke tilknyttes en modkonto (resultat eller balance) i regnskabet. Det betyder at jeres bogholder manuelt skal sørge for kontering i e-conomic, hvilket ikke er en tidssvarende løsning set i forhold til alternative systemer, som zExpense, Roger og Pleo etc.
• I kan ikke tilknytte noter til bilag og/eller transaktioner i Kontolink, som kommer med over i posteringsteksten i regnskabet.

Opdatering:

Efter feedback fra Zignifikant, har Kontolink fundet en løsning på ovenstående punkter. Bilag og transaktioner er nu mulige, at tilknytte en modkonto. Det gør livet nemmere for bogholderen, som slipper for arbejdet i, at håndtere kontering i e-conomic.

Samtidig er det nu muligt, at tilknytte noter til bilag og andre transaktioner. Denne funktion sikrer en større overskuelighed, da man slipper for, at få posteringsteksten med i regnskabet.

Efter disse forbedringer af deres service, mener vi at app'en fra Kontolink er et fremragende værktøj til automatisering af jeres bogholderi. Med Kontolink er det muligt at automatisere indsamling af bilag, matchning af bilag til bank / bankafstemning samt kontering af bilagene (bogføring).