Hvordan fakturerer man sine timer korrekt

Hvis jeres virksomhed beskæftiger sig med salg af varer, så kender I sikkert til den administrative udfordring der ligger i, at overvåge om jeres leverandører nu også fakturerer jer de kostpriser og antal, som I har aftalt og bestilt. Denne kontrolproces kan nemt blive tung og kræve mange manuelle timer fra jeres bogholder, indkøber eller lageransvarlige.
Et grundlæggende element i, at drive butik er kostprisen. Kostprisen er det beløb en virksomhed køber varen for, når alle omkostninger for leverandøren er medregnet. Denne pris kan være fordelagtigt idet, at butikker ofte køber varenumre i et stort antal, og kan derfor få en særlig rabat. Jo større antal af et varenummer, jo mere rabat er der på de fakturaer man får.
Avancen er virksomhedens profit på en given vare, efter at udgifter som fragt, husleje og løn til ansatte er fraregnet. Jo højere disse er, jo højere er forbrugerens pris på varen. Det afhænger naturligvis også af, hvor stor indtjening virksomheden ønsker, at sætte samt hvor høj konkurrencen er på varens marked. Webshops kan ofte tilbyde en lavere pris end fysiske butikker, grundet lavere løn- og huslejeomkostninger.

Når man som virksomhed har serviceydelser, er proceduren for fakturaer en lidt anden. Udover de forskellige medarbejdere og deres løntrin i en virksomhed, er kostprisen for en ydelse og fratrukket elementer som, forplejning, husleje til kontorlokaler og arbejdsudstyr - som eksempelvis computere. Dette gøres normalt på følgende fire måder:

1) Medført tid: Her aftales der en fast timepris, som ganges med antallet af timer, som arbejdet har krævet. Her er også medregnet eventuelle omkostninger for materialer. Det gør sig også gældende, hvis man er flere til at arbejde på projektet. Ved medført tid, er man sikker på at få den retmæssige betaling for sit arbejde. Det giver samtidig kunden en gennemsigtighed i processen. Dog kan det være en ulempe, at man sjældent kan forudse hvor mange timer, som arbejdet tager på forhånd, når man planlægger projekter sideløbende.

2) Klippekortsordning: Som navnet antyder, kan kunden nemt selv bestemme antallet af timer, som der bruges på et projekt. Denne model benyttes ofte til løbende opgaver i eksempelvis salg, eller e-mailkonsultation. Hvis kunden ikke mener, at opgaven er tilstrækkelig løst, eller bare har behov for mere af en serviceydelse - så kan der tilkøbes ekstra klip. Fordelen ved denne løsning, er klart den fleksibilitet den tilbyder. Modsat kan det fra være besværligt, at taksere jeres medarbejderes timepriser. Særligt hvis de har forskellige anciennitetsniveauer, som fx junior- og seniorkonsulenter.

3) Fakturering med fastprisprojekter: Her bestemmes der på forhånd, hvor mange arbejdstimer som et projektteam tager om at udføre en opgave. Hvis der er underleverandører og materialer involveret, er det medregnet. Når man bestemmer omfanget af en opgave, er det typisk en god idé, at kigge på lignende opgaver, som man har udført tidligere. Hvis det er et omfangsrigt projekt der strækker sig over en længere periode, så er det normalt at få en delbetaling før projektet starter. Skulle der efterfølgende komme ekstra opgaver, så er det valgfrit om virksomheden vil opkræve ekstra betaling. Ved fastprisprojekter er fordelen, at man kan planlægge en længere arbejdsperiode, og samtidig have en god gennemsigtighed med kunden. Såfremt man ikke er dygtig og præcis med at planlægge sine projekter, så kan man risikere at skulle arbejde over, eller værre misse deadlines på ét eller flere projekter.

4) Løbende driftskontrakt: Denne metode er den mest stringente, og omhandler mest selve driften. Her aftales der ofte præcist, hvilke opgaver der skal løses hver måned. Virksomheden der udbyder serviceydelsen, er sikker på at modtage et stabilt cashflow, så længe kontrakten gælder. I og med at disse driftsopgaver er konstante - så er det nemt at regne med, hvor mange timer arbejdet tager. Dog kan der komme som afvigelser, som eksempelvis globale pandemier og anden sygdom blandt medarbejdere. Dog kan man sommetider udligne og indhente det tabte arbejde i måneder, hvor der er er knap så travlt. Ulempen er her, at man som virksomhed kan blive magelig, og dermed overvurdere effektiviteten af sine egne medarbejdere. Ellers er det en yderst udbredt og effektiv måde, at fakturere arbejdstimer.

Hvordan vi i Zignifikant, laver fakturaer med vores arbejdstimer

I forhold til serviceydelser, som dem vi leverer hos Zignifikant, så opererer vi både med løbende driftskontrakter samt kostpriser for projekter. I vores tilfælde dækker den løbende drift over den outsoursing af bogholderiet, som vi hjælper vores kunder med. Giver projekternes tidsestimering mening i forhold til den løn som medarbejderne får? - Tager opgaven for lang tid i forhold til, hvad vi kan kategorisere som rentabelt. Dette er noget som vi ugentlig vurderer - og justerer, hvis vi ikke er noget i mål med vores tidsplan. Som mange andre virksomheder, så består vores kostpris af ledelse, udvikling, salg og administrationen. Det er disse elementer som normalt gør sig gældende, når man laver fakturaer. Hvad enten det er for en vare eller serviceydelse. Derfor er det mere omfattende end som så, når man fastsætter en kostpris.

I løbet af det seneste år, har vi også foretaget en omfattende intern oprustning. Regnskabsspecialisten er blevet til Zignifikant og det har medført, at vi i 2020 og har fået en ny hjemmeside. For at hjemmesiden skulle fungere på et tilfredsstillende niveau, har vi afsat og kalkuleret med en del interne arbejdstimer. Det er timer, som er tiltænkt at give udbytte på den lange bane. De enkeltstående projekter dækker hos os eksempelvis over, når vores softwareteam udvikler en kontorrobot til en kunde.

Har I brug for en løsning til automatisk kontrol af kostpriser og fakturering af timer, så kontakt os for nærmere afdækning af, hvad det kræver af jer for at I kan komme i gang. Vi deler gerne ud af vores erfaringer med projektstyring og vores måder at fakturere tid på. Kontakt os her, og hør nærmere.