Optimér dit bogholderi med Farpay og andre geniale værktøjer

Vi har siden 2005 specialiseret os i, at automatisere og optimere bogholderi. I denne blogpost, vil vi dele hvordan vi hos Zignifikant, har effektiviseret vores bogføring og dermed sparet 80% af vores manuelle tidsforbrug.

I dag bruger Jens dermed kun to-tre timer om måneden på at være både bogholder, controller og CFO for vores egen virksomhed. Så har han mere til tid til outsourcings ydelser og konsulenthjælp til vores kunder. Så gør som os, forbedr jeres bogholderi og spar tid og ressourcer.

Fakturering af kunder

Vi bruger regnskabssystemet e-conomic, hvor vi registrerer vores aftaler med kunder, omkring priser samt vores tidsforbrug i e-conomics projektmodul. På den måde har vi løbende hele vores faktureringsgrundlag og løngrundlag samlet. Det er klar til hurtig behandling i e-conomic salgsmodul, hvorfra vi sender fakturaer til vores kunder.

Vi bruger også e-conomics projektmodul til, at trække time- og sagsregistreringer ud, så vi kan lave automatiske efterkalkulationer og analyser på vores projektøkonomi. Disse analyser laver vi i vores eget udviklede system til budgetanalyse på vores projekter, som henter data automatisk fra e-conomic via API.

Vi fakturerer månedligt vores kunder. Dette foregår ved, at vi med ét klik pr. kunde overfører fakturagrundlaget fra e-conomic projektmodul til e-conomic salgsmodul - det er super nemt og effektivt!

Denne proces er vi i øvrigt i gang med, at gøre fuldautomatisk ved hjælp af en kontorrobot fra vores softwareteam på Officebot.dk

Indbetalinger fra kunder

Når vi sender en faktura til en kunde, så sender vi den med et påtrykt FI-kort, som bliver genereret automatisk og gratis i e-conomic. Vi har tidligere anvendt FarPay til automatisk at få bogført FI-indbetalinger fra vores kunder i e-conomic.

FarPay-løsningen har fungeret upåklageligt for os i lang tid. Dog er vi skiftet til, at vi i stedet automatiserer bogføring af indbetalinger fra kunder med en standardiseret robot til e-conomic fra Officebot.

Det har vi gjort, da den stanardarliserede robot også sender vores teamledere et opdateret overblik over forfaldne regninger, hos kunder i faste intervaller. Samtidig koster denne robot kun 199 kr. pr. måned, eller hvad der svarer til en tredjedel af de samlede månedlige omkostning til et FarPay-abonnement og Betalingsserviceaftale. Dette er et krav for brug af FarPay til automatisk bogføring af FI-indbetalinger.

Betaling og bogføring af regninger fra leverandører

Vi modtager ca. 10 til 15 regninger fra leverandører om ugen, som skal sættes til betaling. Til dette formål bruger jeg fakturahåndteringssystemet Roger.ai, som vi betjener via deres smartphone app.

Alle fakturaer fra vores leverandører sendes direkte til Roger i en mailindbakke. Roger overfører automatisk alt data fra både PDF og billedfiler, som er sendt ind til systemet. Vi har koblet Roger op på vores netbank via en bankconnect aftale, hvilket betyder at vi med et hurtigt swipe i Roger app'en, både kan betale og bogføre nye regninger fra vores leverandører i e-conomic.

Roger er derfor genialt til vores behov, for håndtering af leverandørfakturaer og så koster det os kun 749 kr. pr. måned i abonnement.

Bogføring og afstemning af kvitteringer fra indkøb med firmakort

Vi har jævnligt behov for, at foretage indkøb online med et firmabetalingskort. Eksempelvis hos bageren, når der er morgenbrød på kontoret. Til dette formål, har vi udstyret os selv med et MasterCard debit fra Pleo.

Pleo sender os automatisk besked, hver gang vi har brugt et af vores firmakort. Dette foregår ved, at medarbejderen der har brugt sit kort, får en push-besked på sin telefon. Fra telefonen kan medarbejderen også uploade et billede af kvitteringen direkte i Pleos app. Pleo tilknytter kvitteringen til transaktionen og regner selv ud, hvordan indkøbet skal bogføres. Derefter sendes posteringen samt bilaget direkte over i e-conomic til automatisk bogføring.

Vi kan løbende se i Pleo, hvis en medarbejder mangler at aflevere en kvittering og vi kan i øvrigt nemt styre og ændre, hvor meget hver medarbejder må købe for på sit Pleo-kort. Skulle der være en medarbejder, som er kommet til at bruge sit private kreditkort, så refunderer vi bare udlægget via vores Pleo-kort, som er koblet op på en gratis MobilePay konto.

På den måde sikrer vi, at alle kvitteringer bliver bogført automatisk via samme kanal på Pleo. Pleo koster 299 kr. pr. måned i abonnement, plus 69 kr. pr. aktivt betalingskort.

Rapportering til ledelsen

Eftersom vi sælger tid, så er vores eget projektanalyseværktøj grundstenen i vores interne økonomistyring. Vi har dog som virksomhed behov for, at levere et overblik til vores ledelse. Vi kan nemt og hurtigt lægge budgetter for vores drift, balance og likviditet. Det giver et uovertruffent overblik, som hjælper os meget i vores daglige arbejde. Brugervenligheden og funktionaliteten er her i højsædet - og det gør det til et uundværlig værktøj i hverdagen. Vores tal er altid opdaterede - og de kan tilgås fra enhver computer. Budget123 kan nemt og sikkert deles med dine kollegaer. Alle dine data synkroniseres nemt og sikkert i skyen, på den måde slipper I for bekymringen om, at foretage backups - det klarer systemet nemlig automatisk.

Overblikket viser vores samlede økonomi og vores økonomiske status, versus vores budgetter. Til dette formål anvender vi Budget123, som er et super enkelt og effektivt rapporterings- og budgetteringssystem.

Budget123 henter automatisk data ud fra vores e-conomic aftale og sammenligner det med vores budgetter. Vi genererer altså en status og afvigelsesrapport til den øvrige ledelse med ét enkelt klik i Budget123, efter hver månedsafslutning. Denne smarte rapporteringsløsning udgør en brugervenlig afslutning på vores automatiske bogholderi setup. Budget123 koster kun 250 kr. i månedligt abonnement for e-conomic brugere.

Skulle der mod forventning være problemet med systemet, så står Budget123s support altid klar med en hjælpende hånd.

Ud Fra disse fem tiltag og yderlige små justeringer, har Jens reduceret sine egne arbejdsgange fra to hele månedlige arbejdsdage, til nu kun at bruge to-tre timer månedligt på vores egen bogholderi og økonomistyring. Læs mere om de services vi ellers tilbyder her.