Sådan tjener din virksomhed mere på den tid I sælger, med god tidsregistrering

Der findes mange smarte løsninger til automatisk bogføring og timeregistrering af arbejdet. Udfordringen er dog her, at undersøge hvor meget tid I har brugt, kontra hvad I havde planlagt og forventet I skulle bruge af tid. Det er tidsregistrering i en nøddeskal.

Vi bruger projektmodulet i e-conomic til at holde styr på tid, kørsel og andre omkostninger relateret til det daglige arbejde og de projekter, som vi hjælper vores kunder med. Projektmodulet kan tilkøbes, som en ekstra feature i e-conomics regnskabsprogram. Det gør det nemt for medarbejdere, at registrere deres timer på mobil, desktop eller tablet. E-conomic har en brugervenlig og gratis smartphone app, som medarbejderen altid kan tilgå. Her kan de nemlig anføre udgifter og timer som fakturaer, nemt og smertefrit. Som leder får du her et overblik over medarbejdernes dækningsbidrag, afspadsering, køretimer/transporttid og arbejdstid. Dette kan indekseres i forhold til interne og eksterne projekter - så man kan se den specifikke kostpris for det arbejde, som bliver udført. For et projekt kan man typisk have en idé om omfanget for timer og ressourcer der skal til, for at komme i mål med opgaven.

I Zignifikant skelner vi mellem specifikke projekter, og så den almindelige daglige drift. Dette skeln understøtter projektmodulet naturligvis. Forskellen for os består i, at den daglige drift er konstant, hvorimod projekter har en afgrænset tidsperiode. Selve driften af vores kunders bogholderi, kan betragtes som vores vedvarende kerneopgave.

Andre typer af virksomheder har nærmest udelukkende et projektstyret workflow. Her kan eksempelvis nævnes arkitektfirmaer og konsulentbureauer. Deres kerneopgave er på den måde tidsbegrænsede og ikke gentagende.

Efter at en medarbejder har bogført sine timer, kan lederen med få kliks foretage tidsregistrering og godkende fakturaen - som derefter sendes til betaling. Hvis man i sine projekter har behov for leverancer - er det i projektmodulet let, at registrere disse fakturaer. Det samme gør sig gældende for finansbilag, som kan være omkostninger for projekter. Hvis man som virksomhed er et franchise, så kan man tilkøbe flere brugere til de medarbejdere, der arbejder på tværs af datterselskaber.

Dette system er vi generelt virkelig glade for, da vores setup i forhold til data input, til brug for projektstyring, fungerer virkelig godt - især på grund af de systemværktøjer, som vi bruger sammen med e-conomic til automatisk bogføring. Som de fleste andre virksomheder i dag, leder vi efter de bedste og mest effektive løsninger i vores processer og workflows. Til tidsregistrering, er e-conomics projektmodul derfor vores nummer et.

Tid er penge

Tidligere har vi i Zignifikant, brugt mange manuelle timer på, at trække data output fra projektmodulet i e-conomic, når vi løbende overvåger vores kundeprojekter og vores generelle anvendelse af tid. Det er ineffektiv, det tager i nogle tilfælde alt for lang tid i forhold til den værdi det skaber for os. Det har været håbløst at udføre de samme manuelle processer gang på gang.

Den gode nyhed er, at du nemt kan sammenligne jeres realiserede tidsforbrug med jeres budgetterede tidsforbrug, uden at det er en disciplin der trækker tænder ud. Herunder vi ved hjælp af brugervenlig analyse-app til e-conomic, effektivt følge op på vores tidsforbrug i de projekter vi har planlagt.

Som direktør i en virksomhed med 25 medarbejdere, som sælger tjenesteydelser - kender Jens til vigtigheden af, at have tilstrækkelig og rettidig indsigt I, hvad vi bruger vores tid på.

Hvordan udnytter vi vores tid bedst muligt?

Vi har eksempelvis et behov for løbende at kunne svare på følgende spørgsmål:

• Løser vi de opgaver, som vi har aftalt med vores kunder og til den aftalte pris? eller laver vi mere end det?
• Er vi som virksomhed effektive nok?
• Er den enkelte medarbejder effektiv nok?
• Hvor meget fravær har vi, hvor opstår det og hvad koster det os?
• Hvor meget tid bruger vi på projektledelse og kvalitetsstyring?
• Koster eventuelle underleverandører det samme, som vi har aftalt med dem?
• Får vi faktureret alt det vi skal?

Disse spørgsmål som skal besvares efter samme metode gang på gang har medført, at vi har stillet os selv et nyt spørgsmål:

HVORFOR FÅR VI IKKE AUTOMATISK BESKED, NÅR VORES PROJEKTER OG ANVENDELSE AF TID AFVIGER FRA DET FORVENTEDE?

Den udfordring har vi for nyligt udviklet en løsning til os selv på. Nærmere bestemt har vores interne udviklere opfundet et projektbudget, projektanalyse og advarselssystem til os. Der sikrer, at vi udnytter vores tid mest optimalt. På en ugentlig basis opgøre vi, om vi har er nået i mål med vores arbejdsopgaver, ud fra de timer som vi på forhånd havde afsat. Denne tidsregistrering fungerer som en rettesnor estimat for, hvordan vi planlægger vores arbejde fremadrettet. Læs mere om andre tidsregistreringsmåder her.

Vores cloudbaserede projektbudget system gør blandt andet vores projektstyring og performancemålinger meget nemmere og hurtigere for os på følgende måder:

• Sender vores teamledere og projektansvarlige automatiske advarsler pr. e-mail, hvis deres projekter overskrider budget.
• Sender vores teamledere automatiske advarsler pr. e-mail, hvis vores performance i teamet generelt afviger fra det forventede niveau.
• Trækker alt data om salg og omkostninger på projekter ud fra e-conomic (også indtastet tidsforbrug, som eventuelt ikke er godkendt endnu).
• Giver os et simpelt og let læseligt overblik over afvigelser mellem budget og realiseret på vores projekter samt muligheden for, at grave os helt ned i detaljerne om de enkelte projektregistreringer.
• Indeholder funktionalitet til nem indlæsning af excel-fil med projektbudgetter samt funktionalitet til oprettelse af budgettal direkte inde i systemet.
• Indeholder funktionalitet til registrering af færdiggørelsesgrad på projekter.
• Indeholder funktionalitet til automatisk hensættelse af forventede omkostninger på igangværende projekter i e-conomic.

Er I blevet inspireret til, hvordan vi foretager tidsregistrering i e-conomics projektmodul? - Så kontakt os i dag, og hør mere om, hvordan vi kan gøre det samme i jeres virksomhed.