Tracezilla løser en fødevarevirksomhed’s udfordringer

Når man nyder sommeren herhjemme i det danske, og tager på ture rundt i omkring, så kan man møde små og spændende bryggerier, delikatesse- og fødevarevirksomheder. Det er til glæde for mange, og gør på alle måder vores land rigere. Når man driver fødevarevirksomhed er der en masse at have styr på. Lagerbeholdningen består af mad og mad en begrænset holdbarhedsperiode -  dét adskiller sig væsentligt fra andre virksomheders lagerstyring. Det har vi skrevet en blogpost om her. Tøj går fx ikke over dato på samme måde. Den optimale måde at holde styr på sin fødevarevirksomheds indkøb og produktion, er ifølge os, Tracezilla. Det er en digital og cloud baseret løsning, som optimerer de processer som I garanteret står med til dagligt, såfremt I er i branchen. Her gennemgår vi Tracezillas vigtigste funktioner:

Prognoser og kontrol med lagerbetalingen: Først og fremmest kan Tracezilla hjælpe jer med lagerstyringen, ved at sikre en god balance mellem indkøb og produktion. Her kan I selv indtaste den forventede prognose for salget af et specifikt madmæssigt varenummer, flere måneder frem. Ud fra dette kan man få en indikator for, hvor meget man skal producere og købe ind hver måned - således løber man aldrig tør for varenumre/råvarer. Samtidig med det kommer I ikke til at, brænde inde med for meget mad, som I ikke kan få produceret og solgt. Med denne funktion kan I også øremærke råvarer og ingredienser til specifikke retter. Så undgår man eksempelvis at bruge alle sine tomater i en enkelt ret. Prognose-funktionen er også en hjælp til de leverandører og producenter som I samarbejder med. Så kan de få jeres ordrer i god tid, hvilket mindsker risikoen for fx udsolgte varer og lignende.

Digital sporing af fødevarer: Tracezilla lader jeres fødevarevirksomhed, spore jeres bestilte forsendelser. Så kan I spore varepartiets vej fra producenten frem til jer. Skulle der være problemer eller en forkert leverance, så er der mulighed fore at spore ordren når den sendes retur. Det sker gennem et lots-nummer som man indtaster i Tracezillas mobil-app. Lots-nummeret findes på alle dokumenter, som man modtager i forbindelse med en ordre. Skulle der blive tilberedt en ret med en dårlig ingrediens som medfører madforgiftning eller lignende, kan man spore hvilket vareparti den stammer fra. Samt spotte hvilke andre retter, hvor der også kunne være benyttet samme dårlige ingrediens.

Integration til e-conomic Det er nok ikke gået nogens næse forbi, er vi er særdeles glade for e-conomic. Tracezilla har også en integration hertil - så når man opretter en faktura i Tracezilla, så synkroniseres og bogføres til den automatisk. Alle fakturaer fra leverandører, producenter og kunder havner her. Dertil ajourføres den økonomiske værdi af lageret, så de forskellige konto i e-conomic opdateres. Slutteligt er der naturligvis alle e-conomics andre funktioner, som også er tilgængelige i integrationen.

Hold øje med dine udgifter Her kan I få et overblik og detaljerigt udsyn for jeres udgifter. Konkret betyder det, at I kan linke indkøbsordrer med varepartier. Det lader jer beregne den specifikke kostpris samt dækningsbidrag - her får I dermed endnu en indikator på, hvor fornuftigt I handler ind. Ofte modtager man først fakturaen efter, at man har modtaget sit vareparti, derfor er det smart at have udregninger der fortæller noget om, hvor meget man kan forvente at skulle betale. Dette er alt sammen sigende for, hvordan og hvor meget I skal købe ind af ingredienser og råvarer. Hvis der her er noget som nødvendigvis ikke stemmer, så har I en veldokumenteret baggrund for, at skifte leverandør. Således kan I få fremlagt et eventuelt optimeringspotentiale for jeres forretning.

Dokumentation og ordrestyring Få samlet alle jeres ordretyper det samme sted. Produktionsordrer, salgsordrer, lagerordrer - de havner det samme sted. I Tracezilla er der mange tilpasningsmuligheder og indstillinger så man kan få sit dashboard, som man ønsker det - tilpasset den aktivitet og workflow der er i jeres virksomhed. Herunder vil man også kunne gøre sådan, at Tracezilla automatisk opretter dokumenter med de relevante oplysninger. Eksempelvis faktura, følgeseddel og ordrebekræftelse. En anden smart feature er muligheden for, at tage billeder af de enkelte varenumre i systemet. Sådan kan man eliminere eventuelle misforståelser for producenter og leverandører.

Rapporter efter behov Tracezilla tilbyder hele 13 forskellige rapporter, som alle fortæller noget forskelligt om jeres fødevarevirksomhed. Alle rapporter kan konverteres til Excel og andre printvenlige formater, og I kan med filtre justere hvordan visningen skal være. Et par eksempler på rapportmuligheder kan være:

• Indkøbsrapporten som viser jeres indkøb fordelt på varenummer, måned, leverandør eller producent.
• Salgsrapporten fortæller hvor mange og i hvor stor mængde som ingredienser og råvarer er blevet benyttet i solgte retter.
• Produktion og udbytte-rapporten giver et overblik over det forventede output af solgte retter ud fra jeres råvarer og ingredienser på lageret.

Læs flere rapporttyper på Tracezillas hjemmeside her.

Zignifikants egne erfaringer med Tracezilla

Fra vores arbejde ved vi, at mange af disse mindre virksomheder ikke har budget til større ERP-systemer. Et sådant system indbefatter en indbygget funktionalitet til styring af produktion, lager, sporbarhed, holdbarhedsdatoer osv. For at opretholde en sund forretning, er det et must at have styr på disse ting. Særligt i takt med, at produktionen og salget vokser. Det ser vi, som nogle af de udfordringer man som fødevarevirksomhed står overfor i det daglige.

Jens mødte en sej iværksætter, som har været med til, at løse dette problem sammen med sin co-founder og partner. I foråret 2018 havde jeg nemlig besøg af Katrine Søndergård fra Trazecilla.

Tracezilla har udviklet en brancheløsning, som er henvendt især til mindre fødevarevirksomheder med begrænsede budgetter. Som navnet antyder, så er Tracezilla skarpe på, at skabe sporbarhed. Herunder er der der flere supersmarte funktioner i denne ERP, som ofte er fundamentalt vigtige for en fødevarevirksomhed.

Tracezilla bør jeres virksomhed derfor overveje at tjekke ud. Det kan naturligvis integreres med jeres regnskabssystem - eksempelvis e-conomic, så I nemt kan automatisere hele jeres bogholderi.